Come trattiamo i tuoi dati

Informativa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Versione del 20 settembre 2026.

Chi è il titolare

Alfredo Salvatori S.r.l., Via Aurelia 395/E, 55047 Seravezza (LU).

Cosa raccogliamo

Se ti firmi: il testo della proposta, il tuo nome e identificativo aziendale, la data (non l'ora), il canale da cui scrivi (Teams, QR, tablet) e la lingua dell'app, per scriverti nella tua lingua. Se spunti la casella, anche il tuo consenso a mostrare il nome in bacheca.
Kaizen è firmato. Dal 20 settembre 2026 non si inviano più proposte anonime. Le poche ricevute prima restano leggibili da chi le ha scritte con il codice che ha ricevuto; di quelle conserviamo solo il testo e la data, e le trattiamo comunque come dati personali, perché in un'azienda di sessanta persone un racconto specifico può far capire chi l'ha scritto.
Se registri un vocale: l'audio serve solo a ottenere il testo, che rileggi prima di inviare. L'audio non viene conservato.
Se alleghi foto (al massimo 3, solo nelle proposte firmate): le immagini, rimpicciolite. Prima di salvarle togliamo posizione, data e modello del telefono. Ti chiediamo di non fotografare persone. Le foto restano in un archivio privato e le vede solo Gabriele.
Se indichi quanto tempo ti fa perdere: la frequenza e la durata che scegli, facoltative, che non dicono niente su chi sei.

Ti chiediamo di descrivere problemi e processi. Se parli di un collega, la proposta resta visibile solo a Gabriele Salvatori e non viene mai pubblicata.

Perché

Per migliorare il modo in cui lavoriamo: capire cosa fa perdere tempo e trovare soluzioni. La base giuridica è il legittimo interesse della società a migliorare i propri processi (art. 6.1.f GDPR). Partecipare è volontario: non scrivere non ha alcuna conseguenza.

Le proposte non servono a valutare le persone, né chi scrive né chi viene nominato, e non sono mai la base di provvedimenti disciplinari. Non teniamo statistiche di partecipazione per persona e non facciamo classifiche di persone: in bacheca c'è solo il conto di tutti, quanti miglioramenti abbiamo adottato insieme nell'anno.

Quando ti scriviamo

Se ti firmi, ricevi un messaggio Teams quando Gabriele risponde e, se la proposta viene realizzata, dopo 30 e 90 giorni ti chiediamo se funziona. Il messaggio arriva dall'account di servizio aziendale, contiene solo la data della proposta e un link, mai il testo.
Il tuo responsabile riceve un avviso quando invii una proposta che può leggere.
Le segnalazioni di sicurezza arrivano subito a Gabriele e a Guido Salvatori, responsabile della sicurezza in azienda (non a lui se hai scelto «solo Gabriele» o se la segnalazione riguarda un collega riconoscibile). Quelle anonime gli arrivano solo alle 10, alle 14 o alle 18, così l'ora del messaggio non dice quando sono state scritte.

Chi legge

Le tue proposte: Gabriele Salvatori e il tuo responsabile diretto, che ricaviamo dall'organigramma aziendale (Microsoft Entra): il suo nome lo vedi nel modulo prima di inviare. Il responsabile può lasciare una nota a Gabriele; la decisione resta di Gabriele. Puoi scegliere «solo Gabriele», sempre con il tuo nome. Se la proposta riguarda un collega riconoscibile la legge solo Gabriele, anche se non l'hai chiesto.
Proposte pubbliche: tutti i colleghi, con il tuo nome.
Proposte adottate: tutti i colleghi, nella bacheca «Cosa abbiamo cambiato grazie a voi», con la descrizione del miglioramento e il risultato. Il tuo nome compare solo se hai spuntato la casella; le proposte anonime e quelle che riguardano un collega non compaiono con il nome.
Fornitori tecnici, che trattano i dati per nostro conto e con obblighi contrattuali: Microsoft, per l'hosting su Azure nell'Unione Europea, l'accesso con l'account aziendale, la trascrizione dei vocali e l'analisi del testo (Azure OpenAI). L'analisi può essere elaborata anche fuori dall'Unione Europea, sull'infrastruttura globale di Microsoft, con le garanzie contrattuali previste dal GDPR. Al servizio di analisi non arriva mai il tuo nome. Il ragionamento dello studio approfondito (vedi sotto) è elaborato nell'Unione Europea; la ricerca nella documentazione aziendale usa invece la stessa infrastruttura globale della prima analisi.

Il ruolo dell'intelligenza artificiale

Un assistente AI legge il testo, prepara una prima risposta firmata come tale e un riepilogo per Gabriele, e può preparare una bozza della risposta di Gabriele, che lui rilegge e corregge prima di inviarla. Non prende decisioni: ogni decisione sulla proposta la prende una persona.

Dopo qualche minuto l'assistente studia il problema più a fondo, per rispondere sapendo come lavoriamo: consulta la documentazione aziendale condivisa e i progetti in corso, e cerca online come lo risolvono altre aziende. Le ricerche online sono generiche: non contengono il nome dell'azienda, nomi di persone né frasi della tua proposta. Se ti sei firmato, lo studio tiene conto anche del tuo reparto, del tuo ruolo e di chi è il tuo responsabile, presi dall'organigramma aziendale, per indicare a Gabriele chi coinvolgere; il tuo nome non viene passato all'assistente. Per le proposte anonime ricevute in passato niente di tutto questo: l'assistente non sa chi le ha scritte e non fa ipotesi. Lo studio lo legge solo Gabriele, e lo usa per risponderti. Non si fa nessuno studio sulle proposte che riguardano un collega.

Per quanto tempo

Il testo originale di una proposta che riguarda un collega, le sue foto e le risposte scritte a partire da quel testo vengono cancellati dopo 30 giorni; resta solo la descrizione del problema di processo.
Le altre proposte, con le loro foto, si conservano per 24 mesi, poi si cancellano, salvo quelle adottate che entrano nella galleria con il consenso di chi le ha proposte.

I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione o opporti al trattamento dei dati che ti riguardano (artt. 15-21 GDPR) scrivendo all'amministrazione del personale. Per le proposte anonime non possiamo collegare una richiesta a una proposta, perché non sappiamo chi l'ha scritta. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Se devi segnalare un illecito

Kaizen non è il canale per le condotte illecite. Per quelle c'è il canale whistleblowing, anche anonimo: My Governance.

How we handle your data

Privacy notice under Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR). Version of 20 September 2026. This is a translation: if the two versions differ, the Italian one prevails.

Who the controller is

Alfredo Salvatori S.r.l., Via Aurelia 395/E, 55047 Seravezza (LU), Italy.

What we collect

If you sign: the text of your idea, your name and company identifier, the date (not the time), the channel you write from (Teams, QR code, tablet) and the app language, so we can write to you in your language. If you tick the box, also your consent to show your name on the board.
Kaizen is signed. Since 20 September 2026 anonymous ideas are no longer accepted. The few received before then can still be read by their authors with the code they were given; for those we keep only the text and the date, and we treat them as personal data anyway, because in a company of sixty people a specific story can reveal who wrote it.
If you record a voice note: the audio is used only to get the text, which you read before sending. The audio is not kept.
If you attach photos (up to 3, signed ideas only): the images, reduced in size. Before storing them we remove location, date and phone model. Please do not photograph people. Photos are kept in a private archive and only Gabriele sees them.
If you say how much time it takes: the frequency and duration you choose, both optional, which say nothing about who you are.

We ask you to describe problems and processes. If you write about a colleague, your idea stays visible only to Gabriele Salvatori and is never published.

Why

To improve the way we work: to understand what wastes time and to find solutions. The legal basis is the company's legitimate interest in improving its processes (Art. 6(1)(f) GDPR). Taking part is voluntary: not writing has no consequence at all.

Ideas are not used to assess people, neither the writer nor anyone named, and are never the basis for disciplinary action. We keep no participation statistics per person and we make no rankings of people: the board shows only everyone's total, how many improvements we adopted together in the year.

When we write to you

If you sign, you get a Teams message when Gabriele replies and, if your idea is put into practice, after 30 and 90 days we ask you whether it works. The message comes from the company service account and contains only the date of your idea and a link, never the text.
Your manager gets a notice when you send an idea they can read.
Safety reports reach Gabriele and Guido Salvatori, who is responsible for workplace safety, immediately (not Guido if you chose “Gabriele only” or if the report is about a recognisable colleague). Anonymous ones reach him only at 10:00, 14:00 or 18:00 Italian time, so the time of the message does not reveal when they were written.

Who reads it

Your ideas: Gabriele Salvatori and your direct manager, taken from the company org chart (Microsoft Entra): you see their name in the form before sending. Your manager can leave Gabriele a note; the decision stays with Gabriele. You can choose "only Gabriele", always with your name. If your idea is about an identifiable colleague, only Gabriele reads it, even if you did not ask.
Public ideas: all colleagues, with your name.
Adopted ideas: all colleagues, on the "What we changed thanks to you" board, with a description of the improvement and its result. Your name appears there only if you ticked the box; anonymous ideas and ideas about a colleague never appear with a name.
Technical providers, processing data on our behalf under contract: Microsoft, for hosting on Azure in the European Union, sign-in with your work account, voice transcription and text analysis (Azure OpenAI). The analysis may also be processed outside the European Union, on Microsoft's global infrastructure, with the contractual safeguards required by the GDPR. The analysis service never receives your name. The reasoning of the in-depth study (see below) is processed in the European Union; the search through company documentation uses the same global infrastructure as the first analysis.

The role of artificial intelligence

An AI assistant reads the text and prepares a first reply, signed as such, and a summary for Gabriele, and can prepare a draft of Gabriele's reply, which he reads and edits before sending. It makes no decisions: every decision about an idea is taken by a person.

A few minutes later the assistant studies the problem in more depth, so that it answers knowing how we work: it consults the shared company documentation and the projects under way, and searches online for how other companies solve it. Online searches are generic: they never contain the company name, people's names or sentences from your idea. If you signed, the study also takes into account your department, your role and who your manager is, taken from the company org chart, to tell Gabriele who to involve; your name is not passed to the assistant. For anonymous ideas received in the past none of this applies: the assistant does not know who wrote them and makes no guesses. Only Gabriele reads the study, and he uses it to answer you. No study is made of ideas about a colleague.

How long we keep it

The original text of an idea about a colleague, its photos and any replies written from that text are deleted after 30 days; only the description of the process problem remains.
All other ideas, with their photos, are kept for 24 months and then deleted, except those adopted and shown in the gallery with the consent of whoever proposed them.

Your rights

You can ask for access, rectification, erasure or restriction, or object to the processing of data about you (Articles 15-21 GDPR), by writing to the HR administration. For anonymous ideas we cannot link a request to an idea, because we do not know who wrote it. You can also lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (Garante per la protezione dei dati personali).

If you need to report misconduct

Kaizen is not the channel for unlawful conduct. For that there is the whistleblowing channel, which can also be anonymous: My Governance.